Hướng dẫn lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

13/11/2021

0 Views

SaveSavedRemoved 0

Trước khi lập, phát hành hóa đơn điện tử theo quy định, việc trước tiên doanh nghiệp cần làm đó là nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn. Vậy xoay quanh việc lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử còn có những điểm gì cần lưu ý? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Lý do phải lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Về nguyên nhân của việc tại sao phải lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật, đó là thông báo này mang tính chất bắt buộc và cần thiết. Cụ thể, giúp cơ quan thuế biết được doanh nghiệp đang sử dụng hình thức hóa đơn nào, có đúng theo quy định hay không?

Doanh nghiệp cần thông báo phát hành hóa đơn điện tử trước khi sử dụng

Theo quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC, trong thời gian chậm nhất 05 ngày trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn và 10 ngày kể từ ngày ký thông báo phát hành, doanh nghiệp phải gửi hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan Thuế quản lý trực tiếp.

Trong khi đó, theo quy định tại Khoản 3, Điều 1, Thông tư 37/2017/TT-BTC:

Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.
Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn, Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ Thông báo phát hành hóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.
Trường hợp tổ chức kinh doanh khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu.
Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng khai thuế giá trị gia tăng riêng thì từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh phải gửi Thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng tổ chức thực hiện khai thuế giá trị gia tăng cho đơn vị trực thuộc, chi nhánh thì đơn vị trực thuộc, chi nhánh không phải Thông báo phát hành hóa đơn.
Tổng cục Thuế có trách nhiệm căn cứ nội dung phát hành hóa đơn của tổ chức để xây dựng hệ thống dữ liệu thông tin về hóa đơn trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tổ chức, cá nhân tra cứu được nội dung cần thiết về hóa đơn đã thông báo phát hành của tổ chức.
Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn hai (02) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.

2. Lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử

Hồ sơ mẫu phát hành hóa đơn hiện nay vẫn sử dụng các mẫu đăng ký đính kèm trong Thông tư 32/2011/TT-BTC. Do đó, ngoài cách sử dụng các mẫu hóa đơn trên trên phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tải các mẫu này từ các nguồn luật chính thống.

Bộ hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử bao gồm có:

– Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử. Quyết định này sử dụng theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Mẫu 01: Mẫu Quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử

– Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Mẫu 02, ban hành kèm theo Thông tư số 32 /2011/TT-BTC ngày 14 /2/2011 của Bộ Tài chính).

Mẫu 02: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

– Hóa đơn mẫu

3. Cách thức gửi hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Bước tiếp theo sau khi hoàn thiện hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn đó là gửi hồ sơ đến cơ quan thuế. Doanh nghiệp có 1 trong 2 phương thức dưới đây để lựa chọn:

Cách 1: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng internet
Cách 2: Nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp

Với cách 1, trước hết, người dùng đăng nhập vào nhantokhai.gdt.gov.vn để nộp hồ sơ bằng tài khoản theo mã số thuế. Tiếp đó, nhấn chọn Tài khoản >> Đăng ký thêm tờ khai >> Thông báo phát hành hóa đơn >> Tiếp tục >> Nộp tờ khai >> Tải file .xml là đã nộp xong hồ sơ thông báo.

Thời gian để đợi phản hồi từ cơ quan thuế sau khi nộp hồ sơ là 02 ngày. Để kiểm tra thông tin phát hành của doanh nghiệp, bạn cần truy cập website tracuuhoadon.gdt.gov. Khi được sự thông qua của cơ quan thuế, doanh nghiệp sẽ có thể khởi tạo, lập và phát hành hóa đơn điện tử.

Đối với cách 2, sau khi doanh nghiệp hoàn tất thông tin quyết định, thông báo phát hành, chỉ cần in ra giấy và ký xác nhận, đóng dấu thì bộ hồ sơ sẽ được coi là hợp lệ.

Thời gian để đợi kết quả tính từ thời điểm doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp đến cơ quan thuế là sau 02 ngày làm việc. Việc duyệt hồ sơ sẽ không kéo dài nếu doanh nghiệp có đủ điều kiện sử dụng theo đúng quy định.

Phần mềm E-invoice có hỗ trợ xuất file trực tiếp dưới dạng .xml để gửi lên cổng thông tin của Tổng cục thuế

Phần mềm E-invoice của ThaisonSoft có hỗ trợ đầy đủ các bước thông báo phát hành hóa đơn điện tử cũng như giúp người dùng thiết kế mẫu hóa đơn riêng mà không phát sinh thêm chi phí.

Với tính năng khởi tạo, phát hành và kết nối tới Tổng cục Thuế để xác thực hóa đơn, phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice đã trợ giúp được rất nhiều cho kế toán doanh nghiệp trong việc sử dụng hóa đơn.

Tổng cục Thuế sẽ xác thực những hóa đơn điện tử đã phát hành trên phần mềm E-Invoice, sau đó chuyển về cho doanh nghiệp ngay trong ngày để gửi cho khách hàng thông qua SMS, email,…

Nếu có bất kỳ vướng mắc nào trong quá trình lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử hoặc để trải nghiệm dùng thử miễn phí phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN